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政府采購編號：邵東財采計[2019]110
委托代理編號：HNXZ-2019-CZ-XMZB-1045
采購人（全稱）：邵東市檔案館（甲方）
供應(yīng)商（全稱）：湖南琴海數(shù)碼股份有限公司（乙方）
根據(jù)《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國政府采購法》及其他有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章，就檔案信息化掃描采購項目采購的有關(guān)事項雙方簽訂本合同協(xié)議書。
一、工程期限及加工數(shù)量、價格、總金額
甲方工作人員清點本次掃描檔案數(shù)量統(tǒng)計約70萬頁，包括知青下放剩余56卷，所有改制企業(yè)憑證和文書檔案工資及職工花名冊，組織部、人事局、勞動局、勞動人事局文書檔案，兩市塘派出所檔案等。最終結(jié)算時以實際加工數(shù)量為準(zhǔn)。
1、工程期限：中標(biāo)簽訂合同后4個月內(nèi)完工并通過驗收。
2、加工數(shù)量、單價及總金額：總金額19.592萬元（大寫：人民幣壹拾玖萬伍仟玖佰貳拾元整），項目按照實際加工量與對應(yīng)的單價結(jié)算。
二、數(shù)字化技術(shù)要求
1、檔案交接
檔案進(jìn)出庫交接嚴(yán)格執(zhí)行檔案進(jìn)出庫管理制度。雙方聯(lián)系人當(dāng)場清點案卷數(shù)量，填寫“檔案交接登記本”，有缺少、破損等情況注明，完成交接。此項工作由雙方項目實施負(fù)責(zé)人完成。
2、檔案整理
在檔案掃描之前，對待加工檔案實體進(jìn)行前處理，根據(jù)甲方要求對檔案案卷進(jìn)行拆卷、頁面處理、核頁、編頁、排序等工作；檔案案卷級和文件級條目著錄、目錄數(shù)據(jù)校對、補(bǔ)錄、目錄打印和建立數(shù)據(jù)庫及檢索系統(tǒng)。
3、檔案數(shù)字化
①數(shù)字化設(shè)備要根據(jù)檔案幅面的大小和紙張狀況，選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)設(shè)備進(jìn)行掃描。掃描方式原則上采用圖紙專用掃描儀。
②數(shù)字化模式，要求對所有紙質(zhì)檔案均采用彩色模式進(jìn)行掃描。
③分辨率要求，文字檔案掃描分辨率為300dpi，特殊情況，如文字偏小、密集、清晰度較差等，應(yīng)適當(dāng)提高分辨率。
④根據(jù)前處理單，認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，核對每份文件題名、實際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的文件題名、頁數(shù)是否一致，如有不一致情況應(yīng)注明具體原因和處理辦法。
4、圖像處理
①對掃描圖像進(jìn)行校對，確保圖像完整無誤，并視需要對有問題的掃描圖像進(jìn)行糾偏、去污、拼接等技術(shù)處理。裁黑邊（不許裁檔案圖像內(nèi)的白邊）、排序等處理。
②對特殊處理的頁，標(biāo)識清楚。
5、圖像儲存
①存儲格式。所有檔案（包括紙質(zhì)、照片、底片）形成的圖像文件采用多頁P(yáng)DF彩色格式存儲。
②圖像文件命名。每一份PDF文件以相應(yīng)的檔號命名，文件夾命名應(yīng)與文件級目錄中的案卷號、檔號命名相一致。
6、后期整理裝訂
在完成掃描后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂。在恢復(fù)裝訂時，按照檔案原有的裝訂方向進(jìn)行，不可更換裝訂位置（如改右裝訂為左裝訂）；遵循“兩對齊”要求，即裝訂線一側(cè)邊緣對齊，檔案內(nèi)頁以下邊緣對齊；裝訂需采購專用裝訂線進(jìn)行裝訂（裝訂線由加工單位提供），不可使用金屬或塑料裝訂物，如原始檔案中發(fā)現(xiàn)金屬或塑料裝訂物的應(yīng)予以剔除；保持檔案的排列順序不變，不倒頁、不得漏頁、錯頁，不得壓字，裝訂牢固、不掉頁，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏、無破損。同時，案卷備考表上要詳細(xì)記錄案卷內(nèi)出現(xiàn)的漏號、缺號、重號、重頁、空白頁等增刪改情況，要求用黑色檔案專用水筆進(jìn)行書寫，字體要求工整、清潔，不準(zhǔn)出現(xiàn)涂改的情況。
7、數(shù)據(jù)掛接
數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為合格后，乙方向甲方免費提供符合檔案綜合管理系統(tǒng)技術(shù)要求的軟件，進(jìn)行專業(yè)批量掛接，對比、剔除重復(fù)件，實現(xiàn)圖像文件與案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫的批量、快速掛接；實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自動搜索，并加入對應(yīng)的電子地址信息等。要求掛號、數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確率、圖像完整性達(dá)到100%。檢索系統(tǒng)要單機(jī)檢索和網(wǎng)絡(luò)檢索同時制作，為方便檢索，每份文件要有目錄，如花名冊之類的目錄要錄入所有成員名。人口普查資料要做到鍵入人名可直接檢索。
8、數(shù)據(jù)備份
數(shù)字化加工后的檔案數(shù)據(jù)，需完全符合檔案綜合管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)要求，做到與甲方檔案綜合管理系統(tǒng)的無縫銜接，并將檔案數(shù)據(jù)完整準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)載到該系統(tǒng)中。數(shù)據(jù)經(jīng)測試運(yùn)行正常后，乙方應(yīng)將目錄數(shù)據(jù)和數(shù)字化加工成品數(shù)據(jù)導(dǎo)入到磁盤陣列等存儲介質(zhì)載體，以PDF數(shù)據(jù)格式實現(xiàn)存儲備份，保證檔案的安全利用。
9、檔案歸還
在數(shù)據(jù)驗收合格后，乙方必須對檔案實體進(jìn)行逐卷清點，按檔案數(shù)量、卷內(nèi)文件目錄、頁數(shù)與順序、文件狀況、裝訂要求等進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)丟失、損壞、圈劃或涂改等將追究其法律責(zé)任；順序錯誤、卷間文件顛倒等情況，乙方要重新進(jìn)行處理和無條件整改。歸還每批實體檔案時，乙方應(yīng)提供每批檔案掃描加工流程匯總報表和工作日志表，并隨同實體一起交接。同時應(yīng)配合檔案館指定的專人一起做好實體的清點交接工作，并做好移交記錄。
三、雙方的權(quán)利義務(wù)
①甲方提供加工場地，安裝全方位24小時監(jiān)控，項目完成后監(jiān)控資料交由甲方存檔；
②乙方的項目加工人員應(yīng)遵守甲方辦公場所的各項規(guī)章制度。
③甲方按合同規(guī)定的條款按時付款。
④乙方保質(zhì)保量按時完成檔案服務(wù)工作，在保質(zhì)期內(nèi)發(fā)現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量缺陷，乙方負(fù)責(zé)返工或者采取補(bǔ)救措施，但因甲方使用、保管不當(dāng)引起的問題除外。
⑤乙方應(yīng)保證在服務(wù)過程中不會侵犯任何第三方的知識產(chǎn)權(quán)。
⑥本項目作業(yè)過程中提供的或涉及的所有數(shù)據(jù)屬甲方擁有，乙方無權(quán)在技術(shù)要求規(guī)定之外自行處置數(shù)據(jù)，不得自行刪除、復(fù)制、修改、轉(zhuǎn)移數(shù)據(jù)，不得以任何形式向第三方提供。
⑦乙方在加工過程中不得下載、留存、持有任何檔案信息，違者承擔(dān)法律責(zé)任并予以嚴(yán)厲經(jīng)濟(jì)處罰。
⑧甲方對乙方人員進(jìn)行身份審查和登記備案，并簽訂保密協(xié)議。
四、驗收方式
甲方對乙方經(jīng)過自檢認(rèn)為質(zhì)量已經(jīng)符合規(guī)定要求的成果，每批以抽檢10%-20%質(zhì)檢的方式進(jìn)行驗收，圖像（縮微或數(shù)字化）質(zhì)量完好率、目錄和文件命名正確率大于99%、目錄與圖像掛接正確率達(dá)到100%予以驗收通過；抽檢合格率達(dá)不到的發(fā)回重做，直至達(dá)到驗收要求。
五、質(zhì)量保證及后續(xù)服務(wù)
①兩年的免費質(zhì)保期服務(wù)（自驗收合格之日起計算）。無論在質(zhì)保期內(nèi)還是質(zhì)保期滿后，中標(biāo)單位須對其實施的項目提供24小時技術(shù)服務(wù)，全方位響應(yīng)需求。2小時內(nèi)排除故障，無法解決的須在8小時內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場，并最遲在第2個工作日內(nèi)排除故障。
②必須按照邵東市檔案館要求制定好培訓(xùn)計劃和培訓(xùn)內(nèi)容，并聘請相關(guān)專業(yè)人員對邵東市檔案館相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)。
③項目完成后，設(shè)備需清除所有數(shù)據(jù)，中標(biāo)單位備份硬盤數(shù)據(jù)2套移交給甲方，硬盤由甲方提供。
六、款項支付
簽訂合同后支付合同總金額的40%；完成項目全部工作且驗收合格后，支付合同總金額的55%（按投標(biāo)單價結(jié)合實際完成數(shù)量計算）；剩余的5%作為質(zhì)保金，滿一年后無任何質(zhì)量問題無息支付。
七、違約責(zé)任
①甲方無正當(dāng)理由拒絕接受服務(wù)的，甲方向乙方支付合同款項百分之五作為違約金。
②乙方在簽訂合同后十五日內(nèi)未進(jìn)場正式工作的，乙方向甲方支付百分之五的違約金，同時合同作廢。
③乙方應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成工作，每逾期一天按總額萬分之三支付違約金。
④檔案掃描過程中不能出現(xiàn)掉頁、漏頁、不完整掃描，每發(fā)現(xiàn)一項罰款一百元。
⑤乙方不得泄密，每發(fā)現(xiàn)一次泄密事故，罰款一萬元。
八、不可抗力
①在合同有效期內(nèi)，任何一方因不可抗力事件導(dǎo)致不能履行合同，則合同履行期可延長，其延長期與不可抗力影響期相同。
②不可抗力事件發(fā)生后，應(yīng)立即通知對方，并寄送有關(guān)權(quán)威機(jī)構(gòu)出具的注明。
③不可抗力事件延續(xù)120天以上，雙方應(yīng)通過友好協(xié)商，確定是否繼續(xù)履行、部分履行或不履行合同，雙方對此不提出賠償責(zé)任。
九、其他
1、雙方在執(zhí)行合同中所發(fā)生的一切爭議，應(yīng)通過協(xié)商解決。如協(xié)商不成，可向邵東縣人民法院起訴。
2、本合同自雙方簽字蓋章之日起生效，合同執(zhí)行期內(nèi)，乙方不得轉(zhuǎn)讓、變更或修改合同。
3、未盡事宜，雙方友好協(xié)商解決做出補(bǔ)充規(guī)定，補(bǔ)充規(guī)定與本合同具有同等法律效力。協(xié)商不成由甲方所在仲裁委員會提出仲裁。
4、本合同一式肆份，甲方貳份，乙方貳份。
5、其他未盡事宜，按照《中華人民共和國合同法》的有關(guān)規(guī)定。
【以下無正文，雙方簽字蓋章】
甲方（蓋章）：邵東市檔案館
法定代表人或委托代理人（簽字）：
地址：邵東縣宋家塘街道紅嶺路518號
聯(lián)系電話：0739-2721125
乙方（蓋章）：湖南琴海數(shù)碼股份有限公司
法定代表人或委托代理人（簽字）：
乙方地址：湖南省長沙市芙蓉區(qū)隆平高科技園長沖路99號
開戶銀行：中國建設(shè)銀行股有限公司長沙福元路支行
乙方賬號：43001514061052501570
聯(lián)系電話：0731-88707748
日期：2020年7月30日
備案單位：邵東市政府采購監(jiān)督管理辦公室
備案時間：2020年8月10日
監(jiān)督電話：
